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Oito propostas modestas para reduzir a enxurrada de e-mails


Departamento de TI, você quer reduzir a caixa de entrada de e-mails corporativos? Considere então estas ideias pouco ortodoxas

Se realmente queremos reduzir o volume de e-mail em nossas caixas de entrada, precisamos ser salvos de nós mesmos. Eu acredito em Jonathan Feldman, da InformationWeek EUA, que disse que o ataque de e-mails está forte como nunca e temos apenas nós mesmos para culpar.

É difícil de evitar: esta é uma ferramenta fácil. É de graça – talvez não para os responsáveis pelos departamentos de TI, mas certamente no sentido de que qualquer pessoa com internet pode acessar uma conta sem custo com uma boa capacidade de armazenamento em apenas dois minutos. E-mails nos fazem sentir como “resolvedor das coisas”.

É por esse motivo que enviamos tais mensagens de noite, ou aos fins de semana: “olhe para mim, eu estou resolvendo as coisas”. Ela transmite uma sensação quantificável de importância no grande esquema corporativo. É pelo mesmo motivo que nos gabamos de quantas centenas ou milhares de mensagens estavam esperando em nossa caixa de entrada quando voltamos de férias: “veja como sentiram minha falta. É um milagre que esse lugar tenha resistido á minha ausência”.

Se realmente queremos reduzir nossa caixa de mensagens, precisamos tomar ações mais severas. Poderíamos abandonar e-mails por completo se mudássemos nossa forma de viver. Mas sejamos pragmáticos, e não drásticos. Então, preparamos oito propostas para reduzir o uso, mal uso e franco abuso do e-mail dentro das empresas e de outras organizações

Livre-se dos grupos. Perca as listas e outras formas coletivas de distribuição. Faça com que o e-mail seja de uma para uma pessoa. Use redes sociais, plataformas de colaboração ou a boa e velha intranet para comunicações de massa. Se a sua mensagem tem de ser lida pelas massas, mande individualmente e deixe que a praga viral das respostas – a maior parte delas redundante ou sem razão – invada somente a sua caixa de mensagens. Melhor ainda, corte a linha  “CC (com cópia)” e o botão “Responder a todos” de sua interface. Lembre-se de nosso mantra: nos salvemos de nós mesmos.

Corte o fornecimento. Reduza o e-mail desnecessário tornando ele uma commodity de valor, como petróleo ou ouro. Limite os empregados a um certo número de emails por semana – 15, por exemplo, ou 20 se você se considera uma pessoa generosa. Talvez o José, da contabilidade, pensará duas vezes antes de mandar uma mensagem a todos do departamento sugerindo a compra de biscoitos feitos pela sua filha. Faça do e-mail um benefício do empregado, como pagamento de mensalidade de academia. Precisa mais do que 15 e-mails por semana para fazer o seu trabalho da melhor forma? Melhor negociar com seu próprio salário e outras compensações.

Elimine as desculpas. Nós usamos demais os benefícios da mobilidade. Mas esses dispositivos são uma varíola coletiva em nossas caixas de entrada, adicionando um multiplicador incalculável de mensagens que enviamos e recebemos. E adicionamos a assinatura “Enviado de meu iPhone – por favor, desculpe erros de digitação” como uma forma de neutralizar os erros. É hora de tomar a seguinte posição: “não vamos desculpar seu desleixo e considerá-lo inevitável. A Polícia da Gramática vai julgá-lo severamente pelos 27 e-mails que disparou antes de entrar no avião. Pense duas vezes antes de clicar em ‘Enviar’”.

Levante-se. Se você se senta a duas mesas de alguém, levante-se e fale diretamente com a pessoa. Dê um descanso ao seu dedo, que toda hora fica digitando. Levante, estique essas pernas. A maioria de nós poderia perder alguns quilos (veja mais em: força de vontade). Comunique a informação necessária em uma conversa realmente humana. Bana os e-mails entre qualquer colega de trabalho que esteja no mesmo andar. Obtenha melhores resultados adicionando essa regra para outros andares – quem sabe o prédio inteiro – de sua preferência.

Por favor, menos educação. Pare de ser tão educado, caramba. Considere quantos e-mails teríamos evitado se tivéssemos apagado o “obrigado” e o “de nada” ou “sem problema” de nosso léxico digital. A economia de “obrigados” é um modo hiperinflacionário. Apesar disso, seja legal com as pessoas – mas pelo bem da caixa de mensagens, faça isso no mundo offline. Até mesmo a regra de ouro de aplica: faça aos outros o que gostaria que fizessem a você. Pare de mandar tantas gentilezas aos colegas de trabalho e eles vão parar de fazer isso também.

CC: o CEO. De fato, um problema fundamental é a facilidade com que se pode enviar e-mail. Meu filho de quase três anos de idade pode enviar um (pode não fazer muito sentido, mas também não fazem sentido muitas das mensagens que recebemos de adultos crescidos). Vamos levantar a barra: copiar automaticamente o CEO em cada mensagem. Ele pode não gostar em um primeiro momento – mas certamente  tem um assistente e outros que possam ajudar. Coloque a pressão do poder executivo de cada e-mail, e de repente não parece tão fácil.

Adote a parede de criminosos de e-mail. As lojas de conveniência postam cheques e fotos de assaltantes em caixas registradora. Os policiais fazem o desfile do acusado aos olhares curiosos de câmeras de televisão. Desta forma os ofensores dos e-mails se sentirão no alvo do julgamento público. Você conhece quem são: eles confundem  o servidor de e-mail corporativo como seu próprio santuário. Ou como sua conta de Facebook na linguagem de nossos tempos (exemplo: eu uma vez trabalhei em uma startup onde um empregado enviou um e-mail a todos os colaboradores pedindo um conselho sobre fazer ou não um permanente nos pêlos de seu cachorro). Crie uma Parede da Vergonha [Hall of Shame, em inglês, o que fica bem parecido com Hall of Fame, que quer dizer Hall da Fama] para e-mails desnecessários (ou absolutamente terríveis). Coloque na copa ou perto do filtro de água. Se a sua empresa está espalhada por diversos andares, ponha no elevador. Compartilhe em redes sociais e em reuniões da equipe. “Você consegue acreditar neste e-mail que o Estevão mandou?”Embaraço público é um grande modificador de comportamento.

Meça o uso: a forma mais rápida e efetiva de reduzir o envio das mensagens? Cobre por cada uma delas. Se redes sem fio e empresas de telecomunicações podem fazer isso, a TI também pode. O que você acha de R$ 0,25 cada? Poderíamos subir para R$ 1 para deixar a matemática mais fácil. Melhor ainda: cobre uma porcentagem fixa do salário de cada empregado toda vez que ele aperta o botão “Enviar”. Que forma interessante de esticar o dinheiro nos baixos orçamentos do departamento de TI. Ou envolva os contadores e advogados – transforme essa prática em uma espécie de pagamento prévio de tributos e doe as sobras para uma instituições de caridade. Veja que exercício interessante: calcule quanto a sua pasta de Enviadas custaria em um determinado dia, semana ou mês. Quantas dessas mensagens foram desperdício de dinheiro?

Fonte: ITWEB